「スケジューリング」と「タイムマネジメント」はココが違う

bnr_gm

180329

スケジューリングは「いつ」「何を」やるのかを決めること

昨日はスケジュール管理(スケジューリング)とはどんなことか、具体例を交えてご紹介しました。

「スケジュール」管理=「アポイント」管理だと思ってない?

アポイントを忘れないように記録することが、スケジュール管理だと勘違いしちゃいけません。

スケジュール管理(スケジューリング)というのは、「いつ」「何を」やるのかを考え、決めることです。

「何を」やる必要があるのかを漏れなく洗い出し、どの順番で行うのが効率的かを考え、期日に間に合うように段取りを考えて「いつ」やるかを決めることです。

もし今までアポイントの備忘録しかつけていなかったとしたなら、ちゃんとスケジューリングが出来るようになるだけでも、仕事や生活が格段にレベルアップするはずです。

でも、スケジューリングができるだけでは人生を変えるようなインパクトはありません。
「タイムマネジメント」ができるようになれば、生き方がガラッと変わります。それぐらいインパクトがあるスキルです。

タイムマネジメントって、なに? スケジューリングとの違いは?

では「タイムマネジメント」って、いったいどんなことでしょう?

タイムマネジメントとは、時間を効果的に使うこと。

「いつ」「何を」行うのが最も「効果的」かを考えて、最適な時間配分を行うことです。

スケジューリングとの違いは、最も「効果的」なのはどのような時間配分かを考えているかどうかです。

タイムマネジメントの具体例

昨日と同じ「顧客に提案書を提出する」ケースで考えてみましょう。
昨日は下記のようにスケジューリングしましたね。

  ・7日(水) 13:00 顧客訪問:提案書を提出する
     ↑
  ・6日(火) 午後 上司に提案書のOKをもらう
     ↑
  ・5日(月) 上司からフィードバックをもらい、提案書を修正する
     ↑
  ・2日(金) 午後 上司に提案書のチェックを依頼する
     ↑
  ・2日(金) 午前 提案書のラフを作成する
     ↑
  ・1日(木) 午後 ヒアリング内容をまとめる

これをもう少し詳しくみていきます。

◇     ◇     ◇

まず最初に行うのが「ヒアリング内容をまとめる」こと。
これは顧客からヒアリングを行ったという前提です。

顧客との打合せ中にメモをとったとして、それをわかりやすく整理し、重要なポイントをリストアップするとします。

聞いた内容を忘れないうちに行ったほうがいいのは当然なのですが、実際に私がこういう作業をする場合は、わざと少し間を空けます。直後に行うより、間を空けることで些末なことをふるい落とせるような気がするからです(気のせいかもしれませんが)。

「ヒアリング内容をまとめる」のは集中力を必要とするわけでもないので、夕方ぐらいに行います。

◇     ◇     ◇

つぎの「提案書のラフを作成する」は集中力を必要とします。
頭がスッキリしている時間帯、つまり、朝いちの時間で行います。

自分で作ったものをすぐに上司に提出してもいいのですが、余裕があればここでも少し間をあけたいところ。お昼休みをとっていったん頭を冷やし、午後いちでもう一度見直すことができれば理想的です。これは客観視するため。漏れや矛盾点などがないかを自分でチェックしたうえで、「上司に提案書のチェックを依頼する」のがいいでしょう。

◇     ◇     ◇

「上司からフィードバックをもらう」のは相手都合。
こちらでは基本的にはコントロールできません。

ただ、5日(月)の夕方までに(残業せずに)提案書の修正を終わらせたいのであれば、お昼休みの少し前ぐらいに上司に軽く打診をします。「今日の3時ぐらいまでにフィードバックをもらえますか?」と。

私のこれまでの経験では、こういう打診は午後いちよりもお昼休み前のほうが効果的でした。なぜなら、午後の時間がスタートするときには上司はもう戦闘態勢に入って目の前の仕事に集中しようとしています。そこを邪魔すると機嫌を損ねる恐れがあります。
一方、お昼休みの少し前というのは、「さて、午後はどうしようかなー?」と脳がアイドルタイムになるタイミングだからです。ここでリマインドしておくことで、午後いちに提案書をチェックしてもらえる可能性が高まります。

◇     ◇     ◇

首尾よく5日(月)のうちに提案書を修正することができれば、6日(火)朝に「ここをこのように修正しました」と報告しつつ、再チェックを上司に依頼することができます。

問題なければすぐにOKをもらえるでしょうし、たとえさらなる修正があったとしても6日(火) 午後には「上司に提案書のOKをもらう」ことができるでしょう。

顧客訪問は翌日の13時ですから、バッファも十分です。

7日(水) の朝いちでアポイントの確認も兼ねて顧客に提案書をメールしておけば、午後の訪問もスムーズにいきそうです。

◇     ◇     ◇

この仕事で最も重要なことは、【顧客に良い提案をすること】です。
顧客の望みを正確に捉えること、良いアイデアを出すこと、それを相手にわかりやすく伝えること。

この3つが重要なわけですが、脳をフル回転させて提案書をまとめるのに、どの時間帯が良いかを考えて「いつ」やるかを決めます。
脳が疲れているときや、割り込みが入りやすい時間帯は避けるべきです。
脳の疲れがとれている朝いちに行うのが「効果的」でしょう。

時間を「効果的」に使うために、4つの「ゴールデンタイム」を活かす

時間を「効果的」に使えるように考えるのが、タイムマネジメントです。

では、どうすれば「効果的」に使えるようになるでしょう?

一日は24時間と決まっていますが、同じ1時間でも、時間帯によってどう使うのが「効果的」かは違ってきます。
そのため、私は4つの「ゴールデンタイム」を意識して時間配分しています。

4つの「ゴールデンタイム」についてはまた後日、ご紹介しますね。

bnr_gm

* 逆算手帳の<無料>メール講座、やっています!

私のライフワークは「世の中をごきげんな人だらけにする」ことです。
毎日ごきげんで過ごすためのツールとして、逆算手帳を作りました。
「やらなくてはいけないこと」しか書かれていない手帳ではなく、「やりたいこと」がギューーーュと詰まった手帳をいつも持ち歩いて、ゆっくりとでも着実に、やりたいことを実現していきましょう。

「逆算思考」で夢の実現&目標を達成する「逆算」手帳術を<無料>メール講座でお伝えしています。ぜひご登録ください。

* 逆算手帳オフィシャルインスタやっています *

* 逆算手帳オフィシャルインスタもやっています! *

逆算手帳の活用に役立つ情報をアップしていきます。ぜひフォローしてくださいね。

逆算手帳オフィシャルインスタグラム

  • このエントリーをはてなブックマークに追加