「スケジュール」管理=「アポイント」管理だと思ってない?

bnr_gm

180328

スケジュール管理って、アポイントの備忘録じゃありませんよ

「スケジュール管理していますか?」と質問すると、ほとんどの人が「やっています」と答えます。

「どんなことを書いていますか?」と質問すると、「会議の予定とか、仕事の締切りとか・・・」。

うーーーーん。
アポイントを忘れないように記録することが、スケジュール管理だと勘違いしているみたいですね。

それって、単なる備忘録、つまりメモ書きしているだけって、ことですよ。

「スケジュール管理はデジタルでやっているから、紙の手帳なんて必要ないよ」と言う人も多いのですが、その場合も、デジタルでアポイントの予定を管理しているだけ。
デジタルでちゃんとスケジューリングしている人って、あまりいないようです。

カレンダーに打合せの予定や締切り日、友達との待合せ時間などを書いている(登録している)だけだとしたら、あなたがやっているのはスケジュール管理ではありません。

スケジュール管理(スケジューリング)って、なに?

スケジュール管理(スケジューリング)というのは、「いつ」やるのかを考え、決めることです。

ですから、スケジューリングをするためには「何を」やる必要があるのかを洗い出すのが先決です。

カレンダーに仕事の締切り日を書くだけでは、その仕事を締切りに間に合わせるために「いつ」「何を」するのかがわかりませんよね。
つまり、スケジューリングしていないということなんです。

スケジュール管理(スケジューリング)の具体例

たとえば簡単な例として、「顧客に提案書を提出する」ケースで考えてみましょう。
仮に今日が1日(木)、締切り日が7日(水)だった場合。

  ・顧客に提案書を提出する

     ↓  そのために必要なことは?

  ・上司に提案書のOKをもらう
     ↓
  ・提案書の修正をする
     ↓
  ・上司に提案書の内容をチェックしてもらう
     ↓
  ・提案書のラフを作成する
     ↓
  ・ヒアリング内容をまとめる

こんな感じで「何を」やる必要があるのかを洗い出していきますが、当然、逆算思考で洗い出していきましょうね。

次に行うのは、作業ごとの時間見積りです。ここではざっくりと見積もってみましょう。

  ・上司に提案書のOKをもらう [軽い修正対応も含めて半日]
  ・提案書の修正をする [2時間]
  ・上司に提案書の内容をチェックしてもらう [余裕をみて1日]
  ・提案書のラフを作成する [3時間]
  ・ヒアリング内容をまとめる [1時間]

今回のケースでは自分で行う作業と他の人に依頼することが混在しています。

自分で行う作業の場合は、過去の似たような作業実績をもとに見積もります。過去実績をベースにするので、ここは大きな差が出にくいところ。

他の人に依頼することは自分ではコントロールしきれない範囲になりますから、余裕をみるのが鉄則ですね。
もし締切り日まで余裕がない場合は、「予約」しておきましょう。この場合であれば、上司に「いついつまでに提案書を作るので、○日の午後にチェックをお願いします」という感じで根回しをしておきます。
(上司の出張や休みの予定も考慮しておかないと、休日出勤や残業をするはめになるかもしれません)

さてさて、「何を」やる必要があるのかを洗い出して、各作業の時間見積りができたところで、ようやくスケジューリングができます。

  ・7日(水) 13:00 顧客訪問:提案書を提出する
     ↑
  ・6日(火) 午後 上司に提案書のOKをもらう
     ↑
  ・5日(月) 上司からフィードバックをもらい、提案書を修正する
     ↑
  ・2日(金) 午後 上司に提案書のチェックを依頼する
     ↑
  ・2日(金) 午前 提案書のラフを作成する
     ↑
  ・1日(木) 午後 ヒアリング内容をまとめる

このスケジュールなら余裕をもって締切りに間に合いそうですね。
もちろん他の仕事との兼ね合いもありますから、実際には自分が担当している仕事全てについてうまくスケジューリングしていく必要があります。

はい、これぐらいのことが出来てようやく「スケジュール管理しています!」と言うことができます。

スケジュール管理(スケジューリング)だけでは不十分。タイムマネジメントが重要なのですよ

ここまで読んで、「うわーーーっ。今までスケジュール管理してなかったー!」と気づいた方もいらっしゃるかもしれませんね(笑)。

これまでにかなり多くの方の手帳を拝見してきましたが、ほとんどの方が「アポイントの備忘録」しかされていませんでした。
スケジュール管理できている方って、ごく少数でしたよ。

でもでも、スケジュール管理だけじゃまだ十分ではありません。
本当に必要なのは、タイムマネジメントです。

ところで、「スケジューリング」と「タイムマネジメント」の違い、おわかりでしょうか?

続きはまた後日。

bnr_gm

* 逆算手帳の<無料>メール講座、やっています!

私のライフワークは「世の中をごきげんな人だらけにする」ことです。
毎日ごきげんで過ごすためのツールとして、逆算手帳を作りました。
「やらなくてはいけないこと」しか書かれていない手帳ではなく、「やりたいこと」がギューーーュと詰まった手帳をいつも持ち歩いて、ゆっくりとでも着実に、やりたいことを実現していきましょう。

「逆算思考」で夢の実現&目標を達成する「逆算」手帳術を<無料>メール講座でお伝えしています。ぜひご登録ください。

* 逆算手帳オフィシャルインスタやっています *

* 逆算手帳オフィシャルインスタもやっています! *

逆算手帳の活用に役立つ情報をアップしていきます。ぜひフォローしてくださいね。

逆算手帳オフィシャルインスタグラム

  • このエントリーをはてなブックマークに追加