夢を一口サイズに切り分ければ、今日なにをすべきかがわかります

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ガントチャートを使いこなすために、プロジェクトを「扱いやすいサイズ」に分割しよう

プロジェクト連載4本目。
逆算手帳の<無料>メール講座で、プロジェクトについて連載中です)

「ガントチャートの使い方がわからない」という声が多いのですが、ガントチャートはプロジェクト・マネジメントのツールのひとつですから、「プロジェクトとはなんぞや」という基礎から順番にお伝えしています。

⇒ 連載1:夢の実現力を上げるための「プロジェクト化」とは
⇒ 連載2:夢プロジェクト成功の第一歩は、情熱と人生へのインパクトで「ふるい分け」すること
⇒ 連載3:家を建てるのに設計図が必要なように、夢プロジェクトにも設計書が必要です

「プロジェクトとはなんぞや」がわかり、どんなことをどうやって「プロジェクト化」すればいいかがわかり、プロジェクトを成功させるために必要な基本設計まで出来ましたね。

ようやく、ガントチャートの「一歩手前」まで辿り着きましたよ!
今日行う工程設計が出来れば、それをもとに簡単にガントチャートを作成できます。

逆算手帳のサブツール:プロジェクト「工程設計シート」

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この「工程設計シート」は逆算手帳のサブツールとして作ったフォーマットです。
逆算手帳の<無料>メール講座ではこのPDFをプレゼントしています)

逆算手帳は基本的に個人向けのツールなので、今日ご紹介する「工程設計シート」も、プライベートおよび個人事業レベルでの仕事プロジェクトに対応しています。

(数十人とか、それ以上の中規模・大規模プロジェクトをカバーするには、本格的なプロジェクト・マネジメントが必要です)

(プロジェクト・マネジメントのツールのひとつである「WBS(Work Breakdown Structure:作業分解構成図)」をより簡単に、使いやすくしたのが「工程設計シート」です)

◇     ◇     ◇

この「工程設計シート」を使って、(1)「工程分けする」、(2)「工程ごとにタスクを洗い出す」という2つのことを行います。

それぞれ、どういうことかをみていきましょう。

「工程分けする」とは、ケーキを人数分にカットするようなもの

まんまるの大きなケーキを、いきなりかぶりつくなんてことは普通はしませんよね。
5人で食べるなら5等分、6人で食べるなら6等分というように、程よい大きさに切り分けていきます。

プロジェクトを「工程分けする」とは、このようにケーキを人数分にカットするようなものです。

では、あなたのプロジェクトをいくつの工程に分けましょうか?
内容や規模(大変さや期間)によって違うのですが、次の例を参考に、5つぐらいに分けてみましょう。

1つでは切り分けたことになりませんし、2つや3つでも少ない。4つか5つが適当です。仕事プロジェクトの場合は6つ、7つぐらいの工程になることもありますが、基本は5つと考えてみてください。

<システム開発の例>
1.要件定義 → 2.設計 → 3.開発(プログラミング)→ 4.テスト → 5.運用

<イベント開催の例>
1.企画 → 2.準備 → 3.集客 → 4.イベント実施 → 5.アフターフォロー

<ダイエットの例>
1.調査 → 2.お試し → 3.検証 → 4.習慣化 → 5.キープ

<夕食づくりの例>
1.メニューを決める → 2.材料の調達(買物) → 3.調理 → 4.盛り付け・完成 → 5.片付け

実現したい夢をプロジェクト化し、程よい大きさに切り分けることで扱いやすくなります。

「工程ごとにタスクを洗い出す」とは、一口サイズに分割するということ

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いくら5等分されたケーキでも、そのままガブリなんてことはしませんよね。
お上品に一口ずつ食べていくはずです。

「工程ごとにタスクを洗い出す」とは、自分のお皿に取り分けられたケーキをフォークを使って一口サイズに切り分けていくイメージです。

先ほどのダイエットの「調査」という工程の場合、

・代謝に関する本を探す(買う or 図書館で借りる)
・ダイエットに成功した人(Aさん)から体験談を聞く
・ダイエットに成功した人(Bさん)から体験談を聞く
・体組成計を比較検討する
・体組成計を注文する
・体組成計の設定をする

こんな感じでやることをリストアップしていきます。

上記ではわざとタスクを細かくしてみました。
「体組成計を買う」というひとつのタスクにまとめてもいいのですが、実際に「買う」ためには、どれを買うか決める必要があります。決めるためには検討材料が必要ですし、人気があるものをいくつか探して機能などを比較するでしょう。

また、買った後には使い方を確認して初期設定も必要です。もっと細かくタスクを分割するなら、「宅配を受け取る」「ダンボールから出す」「取扱説明書を読む」など、細かくしていくこともできるのですが、細かすぎるのも問題です。

ケーキだって豆粒サイズでは美味しくありません。
程よい大きさ(食べやすいサイズ)にすればいいのですが、どのサイズが食べやすいかは人それぞれ感じ方が違います。

自分にとって「程よい」という大きさにしてください。

記入例:計画と見積の精度を上げる書き方

下記は逆算手帳術ムックの発売記念イベントのときに使ったものです。
フォーマットが少し古いのですが、書き方の参考にしてみてください。

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私のペンの色分けルールは、計画(予定)をブラウン、実績がライトブルーです。
まずブラウンで計画を記入し、行動しながらライトブルーで行動ログをつけていきます。

完了したタスクのチェック、実行日、場合によっては作業時間も記録しておきます。
しっかりとプロジェクト・マネジメントを行いたい場合は、作業見積時間も計画時に記入します。実際にかかった時間を記録して予実管理を行うほうがいいのですが、今回は自分の見込み時間と差があった項目についてのみ、次回以降のために記録しておきました。

また、計画時に漏れていたタスクもライトブルーになっています。
イベント直前に名言シールも販売することになったため、急遽、販売用のシールを準備しました(その作業に1時間もかかってしまった)。

このように色分けしておくことで、次回、似たようなイベントを行うときは計画時のタスク漏れを減らすことが出来ますし、どのような作業にどのくらいの時間が必要になるか、見積精度を上げることが出来ます。

15ヶ月ガントチャートには、工程とその繋がり(依存関係)を記入します

逆算手帳には「15ヶ月ガントチャート」というページがあります。

付属している「逆算手帳 使い方ガイド」に記入例が載っていますので、ご覧ください。
線と矢印を使って、工程とその繋がり(依存関係)を表現しているのがおわかりいただけるでしょうか?

ここで言う「依存関係」というのは、「これが終わらないと次のこれができない」「ここで作成したものがないと次の作業ができない」という関係です。

「工程設計シート」では工程ごとの重なり(同時進行できる工程もある)や依存関係が表現できていませんので、ガントチャートで明確にします。

また、15ヶ月ガントチャートで大切なことは、複数のプロジェクト全てをひとつにまとめて俯瞰することです。

私たちの実際の生活では複数のプロジェクトをうまく同時進行させる必要があります。
ひとつひとつのプロジェクトの計画がたとえ完璧だったとしても(完璧な計画などあり得ませんが)、重なっている部分に無理があるとしたら、それは実行段階でも「無理がある」ということです。

やってみてダメだったと気づくのではなく、計画段階で気づいたほうがいいわけで、15ヶ月ガントチャートで全体を俯瞰することで無理がある部分を事前に確認できるのです。

連載2日目に「皿まわし」のご紹介をしましたね。

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ひとつのプロジェクトが一枚のお皿です。
何枚ものお皿を落とさないように同時にまわしていくのですが、それをうまくやるために役立つのが、15ヶ月ガントチャートなんですよ。

なぜ逆算手帳に「15ヶ月ガントチャート」というページがあるのか、これでご理解いただけたでしょうか?

◇     ◇     ◇

いよいよ明日がプロジェクト連載のラストです。

逆算手帳の<無料>メール講座では下記のスケジュールでプロジェクトについてお伝えします。

2/11(日) プロジェクトとは? プロジェクト化する意味とは?(配信済み)
2/12(月) プロジェクト化することを、どう決定するのか?(配信済み)
(やりたいことを「ふるい分け」する方法)★PDF配布
2/13(火) プロジェクトの基本設計シートの使い方 ★3種類のPDF配布(配信済み)
2/14(水) プロジェクトの工程設計シートの使い方 ★PDF配布(配信済み)
2/15(木) プロジェクト終了後に必ずやって欲しいレビューのやり方 ★PDF配布

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私のライフワークは「世の中をごきげんな人だらけにする」ことです。
毎日ごきげんで過ごすためのツールとして、逆算手帳を作りました。
「やらなくてはいけないこと」しか書かれていない手帳ではなく、「やりたいこと」がギュギュと詰まった手帳をいつも持ち歩いてもらいたいのです。

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